微妙な言葉の言い回しで誤解を招くことも…

ビジネスシーンでメールを送るときは、普段のメールとは違い、かしこまった言い回しが多いですよね。しかし使い慣れていない分、丁寧な言い方をすることによって、内容が分かりづらくなってしまう場合があります。メールを送信する前に、校正したり、誤字脱字のチェックをすると思いますが、もう一度内容を良く読み返し、意味が伝わりにくくないか確認を繰り返すことが大切です。

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宛先:アドレスに登録してあるものならば良いですが、間違えのないよう気をつけましょう

CC:複数に同じ内容のメールを送るときに使用します。「CC」欄にアドレスを入れた方々へ一斉送信されますが、受け取った側の誰もが、その他に送信されたアドレスを見ることができます。個人情報を守る意味も込めて、大抵は「BCC」で送信するのがマナー。BCCでは他の人のアドレスが分からないようになっています。

件名:分かりやすく、短い件名を心がけましょう。

本文:株式会社○○○○ ▲▲様

いつもお世話になっております。○○企画の佐藤です。
先程はわざわざ電話にてご連絡くださり、まことにありがとうございました。

さて、次回のイベント会議ですが、日時・内容は以下の通りになりますので
ご確認くださいますようお願い申し上げます。
また、前回ご質問いただきました内容につきましても、
資料等にて詳しくご説明させていただきます。

① 4月20日(水)14:00~

② 弊社2階 第3会議室にて

③ 10月1日開催の○○イベントにおける企画商品の提案

◆◆◆株式会社
第一企画事業課 山田 花絵
〒012-3456
東京都練馬区○○町○○1-2-3
TEL:03-1234-5678
FAX:03-1234-8910
mail:○○○○○@○○.co.jp

メールは通常の文書や書類と違い、読みやすさを考えて適度に改行を入れるマナーがあります。1行に入れる文字数はおよそ30文字程度。行と行の間にも数行の空白を入れるなど、読みやすい、見やすい工夫をしてください。またたくさんのスクロールが必要な長文や、参考URLをべたべた貼り付けるだけのメールは控えましょう。



FAXは送信する資料の他に、送信状を送るのが基本です。

先方にFAXを送る際、最初に必ず送信状をつけるのがマナーです。送信状は本で言えば目次ページのようなもので、一体、何についてのFAXを何枚送ったのかを分かりやすく書いた用紙。例えば静電気によって紙同士がくっつき、3枚目と4枚目が重なって送信され、結局4枚目が届いていない……という場合には、すぐにお互い連絡が取り合えるように配慮されたものです。

発信日は20○○年○月○日
20○○/○/○とはしない。基本的に右上に表示

宛名は日付より下の左上に。○○○会社様
○○○会社 ○○様
○○会社○○課 ○○様

発信者○○会社○○課
名前○○○○○○
会社の住所
電話番号
FAX番号

送信枚数:本状を含め○枚送信致します

いつもお世話になっております。ご依頼いただいていおりました、○○○に関する資料データを送信させていただきました。ご査収のほど、よろしくお願い致します。

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社会人一年生も、すでにたくさんの実戦経験を積んでいる方も、もう一度基礎からビジネスマナーを見直してみましょう。すっかり初心を忘れていることが多いかもしれませんね。派遣社員契約社員