仕事は一人でやっているわけではない!ほうれんそうを忘れずに

誰でも怒られるのは嫌ですよね。しかし会社ではあなたのちょっとしたミスや嘘、隠し事などから大きな問題へと発展し、結果的に莫大な損失をする大事件になる可能性は、いつだって充分に潜んでいるのです。

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また、損失となった根源を追求されては、いずれ嘘や隠し事がバレてしまいます。そうなるとすべてがあなたの責任となり、会社を辞めざるを得ない状況になる場合もあるかもしれません。ビジネスをスムーズに進め、成功へと導くためには、報告、連絡、相談という「ほうれんそう」が重要。怒られることを考えるより、事態をより早く収拾することを考えて行動してください。

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まず報告とは、商談の結果や、作業の進捗状況(しんちょくじょうきょう)などを伝えることです。上司や先輩、チームのメンバーなどと情報を共有することにより、周囲も状況を把握することができるため、仕事がスムーズに運びます。また必要であれば、アドバイスをもらうことも出来るでしょう。

報告のコツは、何事も早めに報告をすることです。アクシデントが起きてから連絡するのではなく、何か起こりそうだと感じたらすぐに報告を入れること。万が一本当にトラブルに発展しても、その後の対処が早くなり、被害が大きくなることを防ぐことができます。だからと言って、不安になる度に報告していたのでは、上司を苛立たせるだけですから、状況を良く見極め、先回りして行動を起こせるようにしてください。

あとは、報告の際、結論から述べることも重要です。言い訳からくどくど説明を始めるのではなく、結論を言い、それから簡潔に状況を説明しましょう。必要ならば、資料やデータなどを揃えておくと、より正確に伝えられるので良いですね。あくまでも報告の内容は事実を優先させ、私的な考え方や意見は控えるか、後で言うように心がけてください。



連絡はこまめに行うこと!勝手な判断をすると、勘違いやミスが多発します

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連絡とは、作業上の変更点、改善点、今後の予定、注意事項などについての情報を共有しあうことです。連絡を受け、関係各所へさらに連絡が必要な場合もありますので、「これくらいは連絡するほどのことではないな」と勝手に判断せず、「●●●になりましたが、大丈夫でしょうか?」などと周囲に確認を取りながら行なうようにしてください。

連絡や報告をするためには、とにかく常にメモを取ってください。些細なことでも書く。記録しておくことが大切です。後から変更点を連絡するにあたり、どんなトラブルがあり、今後どんなことが予想されるので変更しました、というような内容を述べるためには、変更するに至った経緯を説明しなければいけませんよね。自分のためにも、連絡を受ける相手が理解しやすいように、様々な記録をメモとして書きとめておくと便利です。

会社の外にいる場合、携帯電話で話が出来るような状況ではない場合もあります。そんなときは、メールやFAXなどを使う方法もありますね。臨機応変に、柔軟に、報告・連絡が出来るよう、工夫してみてくださいね!



相談する際は、事実を正直に述べることから始めます

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相談とは、何かトラブルが起きたときや、次の指示を仰ぐとき、また何か不安に感じたことがあった場合に行ないます。事件が大きくならないうちに、「どうすればよいでしょうか」と、正直に報告・連絡そして相談することが大切です。

しかし、内容が簡単であるならちょっとした合間にでも相談できますが、状態が複雑で、正確に説明するには時間がかかる場合もあります。そんな時は、上司や先輩に「相談があるのですが、お時間をいただけますか?」と述べましょう。すると相手がどんな内容かと聞いてくると思うので、「●●●についてです」や「●●が、●●したことについてです」など、内容を簡潔に述べ、「説明には少し時間がかかりそうです」と伝えれば、時間をとってくれたり、話す場所を変えてくれたりします。自分の意見や言い訳を先に述べるのではなく、事実を正確に伝えてから、今後についての自分の見解などを添えましょう。

相談をする前に、自分で対策を練れるならば、あらかじめ対処法などを考えておいてください。間違っても、勝手な判断をして、相談もせずに行動しないよう気をつけましょう。自分では間違いないと自信を持っている対処法であっても、思わぬミスがあったり、思わぬ事態を引き起こしてしまうこともあります。必ず、周囲からの意見を聞き、自分の考えが間違ってないか、問題ないかを確認してから行動するようにしてください。

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社会人一年生も、すでにたくさんの実戦経験を積んでいる方も、もう一度基礎からビジネスマナーを見直してみましょう。すっかり初心を忘れていることが多いかもしれませんね。派遣社員契約社員