ビジネス文書の正しい書き方・基本

ビジネス文書を書くときの基本は、まず文書として書く内容のテーマを一つに絞り、分かりやすく書くことです。同じ用紙に用件をたくさん書くものではありません。また、いつ、誰が、何を、どのようにするのかを明確にし、必要であればデータの結果やグラフなどをつけると良いでしょう。情報は事実を正しく書くようにし、私的な見解や意見などを織り交ぜないこと。誤字脱字のないようにチェックや校正をおこなうことも重要です。

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発信日は20○○年○月○日
20○○/○/○とはしない。基本的に右上に表示

宛名は日付より下の左上に。○○○会社様
○○○会社 ○○様
○○会社○○課 ○○様

発信者○○会社○○課
名前○○○○○○
電話番号
メールアドレス

件名

テキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキスト

①日時

①場所

①連絡事項など

担当者氏名
連絡先のアドレスや電話番号



知っておくと便利な、ビジネス文書の挨拶例文

一般的な文書では「拝啓」で始まり「敬具」で終わります。改まった文書なら「謹啓」で始まり「敬白」で終わり。
事務的な文書は「前略」と「草々」。緊急の文書では「急啓」と「草々」。
返事を出すときは「拝復」と「敬具」。再度送信するときは「再啓」と「敬具」とします。

前文として使用できる慣用句は、「○○様(貴社/皆様)におかれましては、ますますご清栄(ご発展/ご繁栄)のことと心よりお慶び申し上げます」が一般的ですし、感謝の気持ちを表す前文なら「平素(日頃/いつも)は格別のお引き立て(ご高配/ご厚情)を賜りまして、厚くお礼申し(深謝申し)上げます」とするのが良いでしょう。

末文として使用できる慣用句は、「末筆ながら(今後)、貴社の(○○様の/皆様の)ますますの(いっそうの/さらなる)ご発展を(ご活躍を/ご健勝を)お祈り申し上げます」や、「今後とも変わらぬ(一層の/よろしく)お引き立て(ご指導/おつきあい)くださいますよう(賜りますよう)お願い申し上げます」とします。



時候のあいさつ

1月(厳しい寒さが続いておりますが) 2月(少しずつ春めいてまいりました) 
3月(ようやく春めいた今日この頃) 4月(春風が心地よい季節となりました)
5月(新緑がまぶしい季節となりました) 6月(うっとおしい梅雨の時期になりました)
7月(まぶしいほどの夏となりました) 8月(残暑厳しい折)
9月(すっかり秋らしくなってまいりました) 10月(秋も日増しに深まってまいりました)
11月(落ち葉の候) 12月(年の瀬も押し迫ってまいりました)

最近ではメールでのやりとりが増えてきましたが、手紙やハガキによる、昔ながらのやりとりをする場合も多々あります。昔のように直筆でなくとも、ワードなどで文書を作成できるので、文字をキレイに書くための配慮などは不要になりましたが、見て分かりやすい文書だけでなく、内容も正しいものにしたいですね。

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社会人一年生も、すでにたくさんの実戦経験を積んでいる方も、もう一度基礎からビジネスマナーを見直してみましょう。すっかり初心を忘れていることが多いかもしれませんね。派遣社員契約社員