社内文書の基礎構成とは?

社内文書にも基礎構成がありますが、基本的には「見やすい」「分かりやすい」ことが重要です。文書作成日や、宛先(この場合は関係各位が主流)、発信者の部署と名前を書くのは文書の基本ですが、あとは連絡事項の内容を事務的に記述するだけです。いくら仲間内とはいえ、口語やメール的な文面は控え、丁寧な言葉遣いで書くことが一般的です。

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文書作成日は20○○年○月○日
20○○/○/○とはしない。基本的に右上に表示

新入社員各位

発信者:○○課

ビジネスマナー講習会のお知らせ

平成○年に入社した新入社員を対象に、下記の通りビジネスマナー講習会を開催致します。通信講座○○にて、◆◆ビジネスマナー講座を運営されていらっしゃいます、○○○○○先生をお招きしての、本格的な講習会となりますので、皆様ふるってご参加ください。

日時: ○月○日~○日までの3日間 9:30~13:00

場所:本社2階 第一会議室

内容:1日目 社内でのマナーについて
2日目 社外でのマナーについて
3日目 ビジネス文書の書き方について

以上

担当:人事部総務課○○(内線○○○)
メールアドレス



社内文書は全部で4種類

社内文書には、日報、月報、出張報告書、上申書などの報告書類。通達、指示書、企画書などの指示・命令書類。業務連絡書、依頼書などの連絡・通知書類。出勤簿、議事録などの記録・保存書類の4つがあります。各企業よって、様々な書き方やルールがありますから、過去の書類を参考にしたり、先輩たちに教えてもらうなどして、業務に必要な書類の書き方は早めにマスターしましょう!

発信日は20○○年○月○日
20○○/○/○とはしない。基本的に右上に表示

宛名は日付より下の左上に。○○○会社様
○○○会社 ○○様
○○会社○○課 ○○様

発信者:○○会社○○課
名前○○○○○○
住所
電話番号
メールアドレス

○月分のお支払いについて

 拝啓、新緑の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
 さて、○月○日が支払い期日となっておりました、今月分のご請求の件ですが、○月○日現在、まだご入金が確認されておりません。ご繁忙期ゆえのお手違いかと拝察しておりますが、よろしくご手配のほどをお願い申し上げます。
 なお、本状と行き違いにご送金いただいておりましたときには、あしからずご容赦願います。

敬具


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社会人一年生も、すでにたくさんの実戦経験を積んでいる方も、もう一度基礎からビジネスマナーを見直してみましょう。すっかり初心を忘れていることが多いかもしれませんね。派遣社員契約社員