電話対応は、お互いの顔が見えないだけに、対面しての応対よりも丁寧さが求められます。
また、面と向って話すよりも行き違いが生じやすいものでもあるので、丁寧かつ正確な応対ができることが重要です。
取引先や顧客からの電話は、 相手に見えないことをいいことに頬杖をついたまま応対するなどだらしないことをしていると、必ず相手に良くないイメージを与えます。
たとえ電話でも、対面の場合と変わらない態度で応対するようにしましょう。

電話がかかってきた時には何度もベルを鳴らさず、3コール以内にとるようにします。
離れたところにいたなどの理由でとるのが遅れた場合には、「大変お待たせいたしました。」ということを忘れないようにしましょう。

受けた電話の内容を書き留められるように、机上には電話メモとペンは常に用意しておくようにします。
後から書けばよいと思って頭で覚えたつもりでも、後になってメモしようとするとわからなくなることが多いものです。
最低限でも相手の名前と用件、電話を受けた日時は控えておくようにしましょう。

外出中の人宛てにかかってきた場合には、不在である旨とその理由（外出中、会議中など簡単に）を伝え、併せていつであれば連絡をとることが可能であるかも伝えます。
そして用件の趣旨を聞き、至急対応を要するのか、担当者が連絡できるようになってからで良いのかを確認します。
その際、先方からまたかけ直すと言われた場合にも、念の為連絡先は確認しておきましょう。

もしも先方が指名した担当者が休暇などですぐに連絡がつかない場合、プライベートな携帯電話の番号や自宅の番号などを軽々しく伝えてしまうことは厳禁です。
個人的な情報は返答しかねる旨を伝えてお詫びをし、必ず本人に確認をとりましょう。